第一章总则
第一条为规范书院学生活动经费管理，明确活动费用报销流程，保障各类学生活动经费使用合理合规，根据《财政票据管理办法（财政部[2019]）》《清华大学学生活动经费使用管理规定（清财发﹝2020﹞19 号）》等文件对学生活动报销的要求，结合书院实际工作，制定本规定。
第二条各书院学生组织、各班级是活动费用使用的责任主体，活动负责人为活动费用申报发起者。各书院团工委书记为本书院经费第一责任人，书院管理中心核心组会议负责对活动经费进行监督与审核。
第三条本规定所称学生活动包含但不限于思想引领、党团组织、集体建设、学习科创、文艺体育、社会实践、志愿宣传等与书院人才培养相关的各类活动。
第四条学生活动经费开支包含但不限于印刷费、设备费、业务费、人员费等，经费支出原则为：勤俭节约、严谨高效、把握质量、信息公开。活动负责人和各级审批人对活动经费支出的真实性、相关性和合法性负有直接责任。
第二章预算管理
第五条学生活动严格执行预决算制度，活动经费专款专用。活动以项目制申请，提交预算申请时须明确项目负责人（即活动负责人）。
老师求来源：来源为书院管理中心经费，由书院学生组组长负责审批；第六条经费申请须在活动开展前不少于五个工作日发起，由活动负责人填报预算申请表（见附件2），交至团工委书记审核签字后，由活动负责人将预算申请表拍照或扫描发至书院学生活动经费审核人（以下简称“经费审核人”）邮箱（见附件1），邮件命名格式为“预算申请+活动名称”。
第七条一般情况下，活动预算由书院联合学生组审核。若单项活动预算超过10000元或有其他特殊情况，预算须经书院管理中心核心组会讨论同意。
第八条当学生无法提前垫付活动预计支出时，可向书院管理中心提交临时借款申请，须事先向经费审核人报备并说明情况。
第九条活动预算审批结果以经费审核人邮件回复为准，审批通过后方可执行。
第三章决算管理
第十条活动负责人应对经费真实性负责，确保活动顺利开展。
第十一条活动结束后30个工作日内须提交报销材料，逾期不予报销。
报销申请由活动负责人发起，报销材料包含：
（一）各级经办人审批完毕的决算表（附件3）原件，其中决算表“支出类别”项的内容和填写顺序须与发票的内容和顺序逐一对应，不可合并填写，不可乱序填写。
（二）正规发票：
（1）发票须带有“全国统一发票监制章”，发票须加盖出票单位的“发票专用章”。
（2）发票付款单位填写“清华大学”，纳税人识别号：12100000400000624D。
（3）发票信息（类别、金额等）须与决算表填写完全一致。发票不得破损，发票正面不得有任意形式的涂改，背面右下角注明报销人（姓名、所属书院、班级及学号）及书院团工委书记签字，用蓝色或黑色签字笔填写。
（4）发票内容需具备条目明细：物品名称、数量、单价、总金额。
如发票上不含明细，须另附明细清单；如单张发票金额超过1000元，须另附支付凭证（银行转账记录、手机支付截图等，尽量不使用具有借贷性质的支付方式，如信用卡、花呗等）。
（三）支撑材料
不少于3张活动照片，提交至经费审核人邮箱。邮件命名为“活动名称+照片”。
（四）其他
（1）如涉及餐费，除正规发票外，须另填“工作餐审批单”（附件4），餐标为不大于50元/人，用餐地点原则上应为校内，如有特殊原因须向学生组提前报备。
（2）如涉及用车，使用校车须提供校内结算凭证及行程单，校外车辆须提供发票，网约车须另提供行程单。
（3）如涉及向校外人员转账，须提供校外人员姓名、身份证号、开户行、账号及工作单位。
第十二条决算提交金额不超过预算的110%，执行正常报销程序；
决算金额为预算的110%以上，报销时需活动负责人另附说明，经由学生组审批通过后方可执行报销程序。
第十三条活动负责人提交报销材料至对应经费审核人审核，审核通过后由经费审核人完成线上归档，并提交校财务处统一发放报销款项至与收款人学号关联的银行卡账户内。
第十四条学生活动经费使用禁止事项：
（一） 活动经费擅自挪用、占用、冒领
（二） 申报经费虚高、活动质量与经费支出严重不匹配
（三） 虚报活动开展情况，虚列活动支出条目
（四） 以任何名义对外提供借款和担保
（五） 以发放“勤工俭学”等人员费的形式替代业务费支出
（六） 以报销业务费的形式列支属于“勤工俭学”、“三助津贴”等人员费支出
（七） 开支与学生活动无关的费用
书院管理中心、校监察、审计、财务等负责在职责范围内对学生活动经费使用情况进行监督、检查。各单位在学生活动经费使用管理过程中存在违规行为的，书院视情节轻重对直接责任人和相关责任人给予批评教育、组织处理直至纪律处分。
第四章附则
第十五条本规定由书院管理中心负责解释。
第十六条本规定自发布之日起施行。
附件1.书院学生活动经费审核人
附件2.书院学生活动预算表
附件3.书院学生活动决算表
附件4.工作餐审批单模板
